Στις 12/2/2021 ανακοινώθηκε ακόμη μία βράβευση για το Δήμο Βόλου που αφορά στη διάκριση του Δ.Ο.Ε.Π.Α.Π. ΔΗ.ΠΕ.ΘΕ. Δήμου Βόλου στα Best city awards 2020 με το Bronze βραβείο. Η βράβευση αυτή αποτελεί ένα μέσο αναδείξεις των αξιών, της καινοτομίας και των βέλτιστων πρακτικών που καθοδηγούν με ασφάλεια την επικοινωνία της τοπικής αυτοδιοίκησης και των υπηρεσιών της με τους πολίτες.
H Πλατφόρμα Online Αιτήσεων & Αυτοματοποίησης Διαδικασιών των Δομών του Δήμου Βόλου αφορά σε ένα ολοκληρωμένο Σύστημα το οποίο επιτρέπει τόσο την online Διαχείριση των Δομών του Δήμου Βόλου που διαχειρίζεται το Δ.Ο.Ε.Π.Α.Π. – ΔΗ.ΠΕ.ΘΕ. (π.χ. Βρεφονηπιακοί Σταθμοί, ΚΔΑΠ, Σχολή Χορού κ.α.)όσο και την εξ’ ολοκλήρου απομακρυσμένη ολοκλήρωση της Διαδικασίας των Αιτήσεων για την ένταξη των πολιτών στις δομές αυτές χωρίς να είναι απαιτητή η παρουσία των πολιτών στο Δήμο.
Μέσω της πλατφόρμας έγιναν για το 2020 πάνω από 1.000 αιτήσεις για τους Βρεφονηπιακούς σταθμούς.
Ο σχεδιασμός των αιτήσεων γίνεται με δυναμικά πεδία, όπως και δυναμική είναι η παραμετροποίηση των μελών των αιτήσεων. Με αυτό το τρόπο μπορεί κανείς να διαμορφώσει την αίτηση ακριβώς όπως την επιθυμεί.
Η μοριοδότηση και η κατάταξη των αιτήσεων γίνεται με αδιάβλητο τρόπο από την εφαρμογή, χρησιμοποιώντας τα κριτήρια που έχουν αποτυπωθεί στην εφαρμογή. Στη συνέχεια γίνεται αυτόματη κατάταξη των αιτήσεων των Δημοτών σε Σταθμούς και τάξεις, με τη χρήση παραμετρικά οριζόμενων κριτηρίων αξιολόγησης.
Μετά την επιτυχημένη εφαρμογή του συστήματος ακολουθήθηκε η ίδια διαδικασία και για το Τμήμα Εικαστικών Τεχνών, τη Σχολή χορού, τα «Στέκια» δημιουργικής απασχόλησης Δ.Ο.Ε.Π.Α.Π., το Θεατρικό Εργαστήρι και τον «Δίαυλο»- Κέντρο Δημιουργικής Απασχόλησης με 300 επιπλέον αιτήσεις.
H πλατφόρμα είναι επίσης ένα δυναμικό εργαλείο παρακολούθησης των Χρεώσεων (Τροφείων και άλλων υπηρεσιών) των Δημοτών, παρακολούθησης Μενού και απαιτούμενων υλικών γευμάτων, αυτοματοποίησης των διαδικασιών ΕΣΠΑ, παραγωγής Ηλεκτρονικών Πληρωμών, παρακολούθησης των Παρουσιών των Εργαζομένων και των Παιδιών καθώς και των Βιβλιαρίων Υγείας.
Προσφέρει αυτοματοποιημένους τρόπους ολοκλήρωσης διαδικασιών όπως:
- Μοριοδότηση και κατάταξη των αιτήσεων
- Ενημερώσεις μέσω email ή SMS προς τους πολίτες
- Έλεγχοι επανεγγραφών, ύπαρξης δεύτερου παιδιού-μαθητή κ.α.
- Άντληση αρχείου ΕΕΤΑΑ και σύγκριση Voucher
- Παραγωγή αποδείξεων ΕΣΠΑ
- Δημιουργία και αυτόματη συμπλήρωση αρχείου προς αποστολή σε ΕΕΤΑΑ
με στόχο η αυτοματοποίηση των χρονοβόρων διαδικασιών να δώσει στους υπαλλήλους τη δυνατότητα να ολοκληρώνουν ορθότερα και με μεγάλη εξοικονόμηση χρόνου την εργασία τους.
H Πλατφόρμα Online Αιτήσεων & Αυτοματοποίησης Διαδικασιών των Δομών του Δήμου Βόλου αφορά σε ένα ολοκληρωμένο Σύστημα το οποίο επιτρέπει τόσο την online Διαχείριση των Δομών του Δήμου Βόλου που διαχειρίζεται το Δ.Ο.Ε.Π.Α.Π. – ΔΗ.ΠΕ.ΘΕ. (π.χ. Βρεφονηπιακοί Σταθμοί, ΚΔΑΠ, Σχολή Χορού κ.α.) όσο και την εξ’ ολοκλήρου απομακρυσμένη ολοκλήρωση της Διαδικασίας των Αιτήσεων για την ένταξη των πολιτών στις δομές αυτές χωρίς να είναι απαιτητή η παρουσία των πολιτών στο Δήμο. Τα Οφέλη συνοψίζονται σε
- Εναρμόνιση με τη Νομοθεσία
- Μείωση Κόστους
- Οργάνωση
- Ικανοποίηση Δημοτών
- Ελαχιστοποίηση προβλημάτων και δυσαρέσκειας λόγω λαθών
- Μείωση Απαιτούμενου Χρόνου
- Ικανοποίηση Υπαλλήλων
- Ασφάλεια (Covid-19)
Το βραβείο παρέλαβε κ. Τσατσαράγκος Μιλτιάδης υπάλληλος του Αυτοτελούς Τμήματος Προγραμματισμού σαν εκπρόσωπος και γενικός συντονιστής της ομάδας εργασίας που υλοποίησε το εγχείρημα.
Οι πρωτοβουλίες του Δήμου Βόλου προς την κατεύθυνση ηλεκτρονικής εξυπηρέτησης των δημοτών σε κάθε πεδίο δράσης του φορέα συνεχίζεται και διερευνάται η δυνατότητα ασφαλούς επικοινωνίας με τις δομές, χωρίς σε καμία περίπτωση να χάνεται η ανθρώπινη διάσταση των επαφών των πολιτών με τη διοίκηση και το προσωπικό του Δήμου.
